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Internal Check का हिंदी मीनिंग: - आंतरिक जांच, होता है.
Internal Check की हिंदी में परिभाषा और अर्थ, आंतरिक जांच आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का एक अभिन्न कार्य है. यह स्टाफ सदस्यों के कर्तव्यों की इस तरह की व्यवस्था है कि एक व्यक्ति द्वारा किया गया कार्य स्वचालित रूप से और स्वतंत्र रूप से दूसरे द्वारा जांचा जाता है.
आंतरिक जांच एक व्यवसाय के प्रबंधन की एक ऐसी प्रणाली है, जिसमें कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले कार्य को संगठन द्वारा इस प्रकार विभाजित किया जाता है, कि कोई भी कर्मचारी शुरू से ही लेनदेन का लिखित लेखा कार्य नहीं कर सकता है.
अंत तक, और प्रत्येक कर्मचारी का काम भी निश्चित रूप से और स्वतंत्र रूप से दूसरे कर्मचारी द्वारा जांचा जाता है, ताकि सभी कर्मचारियों के संयुक्त और पूर्व नियोजित प्रयासों के बिना गलतियों और धोखाधड़ी का होना असंभव हो जाए, और यदि कोई गलती होती है किसी अन्य कर्मचारी द्वारा लेखांकन के समय तुरंत पता लगाया जाता है.
आंतरिक जांच कर्मचारियों के सदस्यों के कर्तव्यों की इस तरह से व्यवस्था है कि एक व्यक्ति द्वारा किया गया कार्य स्वचालित रूप से और स्वतंत्र रूप से दूसरों द्वारा जांचा जाता है. 'F.R.M.De PAULA' के अनुसार, "आंतरिक जांच का अर्थ व्यावहारिक रूप से कर्मचारियों द्वारा स्वयं द्वारा की जाने वाली एक सतत आंतरिक लेखा परीक्षा है, जिसके माध्यम से प्रत्येक व्यक्ति के कार्य की स्वतंत्र रूप से स्टाफ के अन्य सदस्यों द्वारा जाँच की जाती है." 'डी.आर. DAVAR, ''आंतरिक जाँच एक प्रणाली या पद्धति है जिसे कर्मचारियों को उनके कार्य क्षेत्र के रूप में उनके कार्य के नियंत्रण और सत्यापन और अंतिम उद्देश्य के रूप में सटीक रिकॉर्ड के रखरखाव की दृष्टि से दिए गए परिभाषित निर्देशों के साथ शुरू किया गया है.
आंतरिक जाँच लेखांकन कार्यों के स्टाफ सदस्यों के कर्तव्यों की इस तरह से व्यवस्था है कि कोई अन्य व्यक्ति द्वारा किए गए कार्य की स्वचालित रूप से जाँच करता है.
स्पाइसर और पेगलर के मत में, "आंतरिक जांच की एक प्रणाली कर्मचारियों के कर्तव्यों की एक व्यवस्था है, जिसके तहत किसी एक व्यक्ति को लेनदेन के हर पहलू को करने और रिकॉर्ड करने की अनुमति नहीं है ताकि दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच मिलीभगत के बिना धोखाधड़ी हो. सक्रिय हो जाता है और साथ ही त्रुटियों की संभावना न्यूनतम हो जाती है." एल.आर. डिकसी एक आंतरिक जांच को "बुक-कीपिंग रूटीन की ऐसी व्यवस्था के रूप में परिभाषित करता है कि त्रुटियों और धोखाधड़ी को बुक-कीपिंग के संचालन से ही रोका या खोजा जा सकता है."
आंतरिक जांच का अर्थ व्यावहारिक रूप से कर्मचारियों द्वारा ही की जाने वाली एक सतत आंतरिक लेखापरीक्षा है, जिसके उपयोग से स्टाफ के अन्य सदस्य स्वतंत्र रूप से प्रत्येक व्यक्ति के काम की जांच करते हैं.
इंस्टिट्यूट ऑफ़ चार्टर्ड एकाउंटेंट्स ऑफ़ इंग्लैंड एंड वेल्स (ICAEW) द्वारा एक आंतरिक जाँच को इस प्रकार परिभाषित किया गया है; "दिन-प्रतिदिन के लेन-देन की जांच जो नियमित प्रणाली के हिस्से के रूप में लगातार संचालित होती है, जहां एक व्यक्ति का काम स्वतंत्र रूप से या दूसरे के काम के पूरक में साबित होता है, उद्देश्य त्रुटियों या धोखाधड़ी की रोकथाम या जल्दी पता लगाना है ." आंतरिक जांच एक सतत प्रक्रिया है और यह दिन-प्रतिदिन की दिनचर्या का हिस्सा है. यह हर दिन होने वाले सभी लेनदेन से संबंधित है. एक आंतरिक जांच कर्तव्यों के एक मानार्थ आवंटन और एक व्यक्ति के दूसरे व्यक्ति के काम के स्वतंत्र सत्यापन द्वारा प्राप्त की जाती है.
आंतरिक जांच आंतरिक नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है. यह कर्मचारियों के कर्तव्यों की व्यवस्था इस प्रकार है कि एक व्यक्ति द्वारा किया गया कार्य स्वचालित रूप से दूसरे व्यक्ति द्वारा जांचा जाता है, यह एक रन टाइम कोर्स है. आंतरिक जांच के कुछ निश्चित विवरण नीचे दिए गए हैं-
आंतरिक जांच के उद्देश्य ?
कर्मचारियों पर नैतिक दबाव बनाना.
यह सुनिश्चित करने के लिए कि लेखा प्रणाली विश्वसनीय और पर्याप्त जानकारी का उत्पादन करती है.
धोखाधड़ी, लापरवाही और अक्षमता के खिलाफ व्यापार के संसाधनों को सुरक्षा प्रदान करना.
ऐसे व्यवसाय में कार्य को वितरित करने के लिए लेन-देन को रिकॉर्ड नहीं किया जाता है.
प्रत्येक क्लर्क के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को इस तरह से आवंटित करना कि उसे विशेष धोखाधड़ी या त्रुटि के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सके.
श्रम विभाजन के सिद्धांत के आधार पर व्यापार में त्रुटियों, धोखाधड़ी या अनियमितताओं की संभावना को कम करना.
त्रुटियों और धोखाधड़ी का आसानी से पता लगाने के लिए यदि यह प्रतिबद्ध है, क्योंकि एक कुशल आंतरिक जांच प्रणाली में, श्रम विभाजन के सिद्धांत पर आधारित है.
त्रुटियों और धोखाधड़ी का आसानी से पता लगाने के लिए यदि यह प्रतिबद्ध है, क्योंकि एक कुशल आंतरिक जांच प्रणाली में स्वतंत्र जाँच का प्रावधान है.
आंतरिक जांच की अच्छी प्रणाली के लक्षण ?
जिम्मेदारी: प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारी ठीक से परिभाषित और निश्चित होनी चाहिए. व्यवसाय का कार्य विभिन्न लिपिकों के बीच इस प्रकार आवंटित किया जाना चाहिए कि उनके कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट और विवेकपूर्ण तरीके से विभाजित किया जा सके.
समापन: कार्य को इस प्रकार विभाजित किया जाना चाहिए कि किसी एक व्यक्ति को शुरू से अंत तक अकेले काम को पूरा करने की अनुमति न हो. हालांकि, काम का दोहराव नहीं होना चाहिए.
कर्मचारियों का रोटेशन: आंतरिक जांच की एक अच्छी प्रणाली को संपत्ति की अभिरक्षा वाले व्यक्ति को खाते की पुस्तकों तक पहुंच की अनुमति नहीं देनी चाहिए. कर्मचारियों के एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरण या रोटेशन की प्रणाली का व्यवसाय द्वारा पालन किया जाना चाहिए.
स्वचालित जाँच: आंतरिक जाँच की एक अच्छी प्रणाली में एक लिपिक के कार्य की दूसरे द्वारा स्वचालित जाँच की व्यवस्था होनी चाहिए.
रिलायंस: व्यवसाय के किसी भी क्लर्क पर बहुत अधिक भरोसा नहीं करना चाहिए.
रक्षोपाय : अप्रयुक्त चेक बुकों, फाइलों और प्रतिभूतियों आदि को रखने के लिए रक्षोपाय निर्धारित किए जाने चाहिए.
पर्यवेक्षण: यह सुनिश्चित करने के लिए सख्त पर्यवेक्षण किया जाना चाहिए कि निर्धारित आंतरिक जांच और प्रक्रियाएं पूरी तरह से संचालित हैं.
औपचारिक स्वीकृति: शीर्ष अधिकारी द्वारा औपचारिक रूप से स्वीकृत किए जाने तक स्थापित प्रक्रियाओं से किसी भी विचलन की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए.
समय-समय पर समीक्षा: सुधार लाने के लिए समय-समय पर आंतरिक जांच की प्रणाली की समीक्षा की जाती है.
आंतरिक जांच का अर्थ है कि कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों की व्यवस्था इस तरह से की जाती है कि एक कर्मचारी द्वारा किया गया कार्य दूसरे कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य से स्वत: ही काउंटरचेक हो जाता है. यह कर्मचारियों के कौशल और क्षमताओं के अनुसार कार्यों को सौंपने की सुविधा प्रदान करता है, जिससे कार्य की विशेषज्ञता प्राप्त होती है. आंतरिक जांच प्रणाली के तहत त्रुटियों और धोखाधड़ी की कोई संभावना नहीं है जब तक कि कर्मचारियों के बीच मिलीभगत न हो,
L.R.Dicksee के अनुसार "आंतरिक जाँच को लेखांकन दिनचर्या की ऐसी व्यवस्था के रूप में परिभाषित किया जा सकता है कि त्रुटियों और धोखाधड़ी को स्वचालित रूप से बुक कीपिंग के संचालन से रोका या खोजा जाता है".
आंतरिक जांच आंतरिक नियंत्रण का एक हिस्सा है. आंतरिक जांच का उद्देश्य त्रुटियों, धोखाधड़ी या अनियमितताओं की संभावनाओं को रोकना या कम करना है.
आंतरिक जांच प्रणाली की सामान्य विशेषताएं - आंतरिक जांच प्रणाली को अधिक प्रभावी और कुशल बनाने के लिए कुछ गुणों की आवश्यकता होती है. ऐसे गुणों को आंतरिक जांच प्रणाली की विशेषताओं के रूप में जाना जाता है जो इस प्रकार हैं:-
ज़िम्मेदारी ?
प्रत्येक व्यक्ति की जिम्मेदारी ठीक से परिभाषित और निश्चित होनी चाहिए. व्यवसाय का कार्य विभिन्न लिपिकों के बीच इस प्रकार आवंटित किया जाना चाहिए कि उनके कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट और विवेकपूर्ण तरीके से विभाजित किया जा सके.
काम का विभाजन ?
एक नमूना जाँच लागू करने से पहले कर्मचारियों के बीच पूरे कार्यों को इस तरह से विभाजित करना आवश्यक है ताकि काम को अन्य कर्मचारियों द्वारा स्वचालित रूप से जांचा जा सके. जैसे, जब कर्मचारी खरीद की जिम्मेदारी लेता है, तो दूसरे कर्मचारी को उसका भुगतान करना चाहिए.
चेक का प्रावधान ?
सुधार लाने के लिए समय-समय पर प्रणाली की समीक्षा की जानी चाहिए. यह सुनिश्चित करने के लिए सख्त पर्यवेक्षण किया जाना चाहिए कि निर्धारित आंतरिक जांच और प्रक्रियाएं पूरी तरह से संचालित हैं. एक संगठन को ऐसा प्रावधान स्थापित करना चाहिए ताकि दूसरे कर्मचारियों द्वारा काम की जाँच की जा सके. एक अधिकारी एक कर्मचारी को बार-बार स्थानांतरित करके एक कर्मचारी के काम की जांच कर सकता है.
कर्मचारियों का रोटेशन ?
आंतरिक जांच की एक अच्छी प्रणाली को संपत्ति की अभिरक्षा वाले व्यक्ति को खाते की पुस्तकों तक पहुंच की अनुमति नहीं देनी चाहिए. कर्मचारियों के एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरण या रोटेशन की प्रणाली का व्यवसाय द्वारा पालन किया जाना चाहिए.
स्व-संतुलन प्रणाली ?
एक संगठन सेल्फ-बैलेंसिंग लेज़र खातों का उपयोग कर सकता है जो आंतरिक जाँच के काम को आसान बनाने में मदद करता है. एक व्यक्ति को समान प्रकृति का कार्य सौंपा जाना चाहिए. दक्षता और विशेषज्ञता के लिए यह आवश्यक है. इसकी प्रभावशीलता इसके प्रबंधन पर निर्भर करती है.
काम में बदलाव ?
आंतरिक नियंत्रण की अच्छी व्यवस्था के तहत कर्मचारियों के एक सीट से दूसरी सीट पर स्थानांतरण या रोटेशन का पालन किया जाना चाहिए. एक संगठन को कर्मचारियों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है ताकि पिछले कर्मचारियों के काम को बाद के कर्मचारियों द्वारा जांचा जा सके जो आंतरिक जांच प्रणाली को प्रभावी बनाने में मदद करता है.
विशेषज्ञता ?
खातों को ठीक से बनाए रखने के लिए प्रत्येक कर्मचारी को ऐसा विशेष ज्ञान नहीं हो सकता है. केवल जिम्मेदार अधिकारियों द्वारा ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य आगंतुकों के साथ साक्षात्कार. अत: संगठन को अपने कौशल को बढ़ाने के लिए प्रशिक्षण देना चाहिए ताकि आंतरिक जांच को और अधिक प्रभावी बनाया जा सके.
नियंत्रण ?
ग्राहकों और अन्य लोगों से प्रेषण और शिकायतों पर विशेष ध्यान देने के साथ आने वाली मेल की सावधानीपूर्वक हैंडलिंग. जहां उपभोक्ता या जनता का सीधा संपर्क होता है वहां धोखाधड़ी की संभावना अधिक होती है. अतः एक प्रबंधक उन कार्यों पर नजर रख सकता है ताकि आंतरिक जांच प्रणाली को अधिक प्रभावी ढंग से बनाया जा सके.
आंतरिक जांच के लाभ ?
आंतरिक जांच की एक कुशल प्रणाली के व्यापक रूप से स्वीकृत लाभों में से कुछ इस प्रकार हैं.
1. व्यवसाय के लिए -
कार्य का उचित विभाजन: आंतरिक जांच में उद्यमों के कर्मचारियों के सदस्यों के बीच उनकी व्यक्तिगत योग्यता, अनुभव और विशेषज्ञता के क्षेत्र को ध्यान में रखते हुए काम का उचित और तर्कसंगत वितरण शामिल है.
त्रुटियों और धोखाधड़ी का पता लगाना: चूंकि किसी भी व्यक्तिगत कार्यकर्ता को शुरुआत से अंत तक पूरी तरह से काम करने की अनुमति नहीं है, और प्रत्येक क्लर्क के काम को दूसरे द्वारा स्वचालित रूप से जांचा जाता है, इससे त्रुटियों और धोखाधड़ी की शुरुआती पहचान और खोज में ढेर होता है त्रुटियों और धोखाधड़ी के कमीशन की संभावनाओं को कम किया जा सकता है.
मितव्ययिता के साथ दक्षता में वृद्धि: आंतरिक जांच की एक अच्छी प्रणाली कर्मचारियों के बीच कार्य की दक्षता को बढ़ाती है और समग्र अर्थव्यवस्था की ओर ले जाती है.
नैतिक जाँच: प्रत्येक कर्मचारी के दूसरे द्वारा काम करने की बाद की जाँच का ज्ञान, त्रुटियों और धोखाधड़ी के कमीशन के लिए एक महान जाँच के रूप में कार्य करता है.
2. लेखा परीक्षक के लिए -
अंतिम खातों की त्वरित तैयारी: लाभ और हानि खाता और बैलेंस शीट बिना किसी समय की हानि के तैयार की जाती है.
लेखा परीक्षक के लिए सुविधा: जहां एक संगठन ऑपरेटिंग सिस्टम आंतरिक जांच कर रहा है, सांविधिक लेखा परीक्षक आसानी से लेनदेन की विस्तृत जांच से बच सकता है. वह यहां और वहां कुछ परीक्षण लागू कर सकता है और विस्तृत जांच से खुद को मुक्त कर सकता है.
3. मालिक के लिए -
खातों की सटीकता पर भरोसा किया जा सकता है: यदि आंतरिक जांच की एक प्रणाली है तो चिंता का मालिक खातों की वास्तविकता और सटीकता पर भरोसा कर सकता है.
मुनाफे में वृद्धि: संचालन में समग्र दक्षता और मितव्ययिता के परिणामस्वरूप अधिक लाभ होता है - इस प्रकार मालिकों या शेयरधारकों के लिए बड़ा लाभांश सुनिश्चित होता है.
आंतरिक जांच के नुकसान -
एक-दूसरे पर निर्भर रहना कार्य के शीघ्र निपटान में घातक सिद्ध होता है. यदि एक व्यक्ति अनुपस्थित रहता है, तो दिन-प्रतिदिन का कार्य गंभीर रूप से बाधित हो जाएगा. आंतरिक जांच की प्रणाली के कुछ नुकसान निम्नलिखित हैं:-
छोटे व्यवसाय के लिए महंगा: आंतरिक जांच प्रणाली की एक प्रणाली विशेष रूप से छोटे व्यवसाय घरानों के लिए काफी महंगी है.
तत्परता के लिए गुणवत्ता की बलि दी जाती है: एक आंतरिक जांच प्रणाली में काम की गुणवत्ता में गिरावट आती है क्योंकि व्यवसाय के क्लर्क जल्दी बनने के लिए अधिक महत्व देते हैं और इस बात की परवाह नहीं करते हैं कि क्या इस प्रक्रिया में उनका काम घटिया हो जाता है.
उच्च अधिकारियों के बीच लापरवाही: कुछ जिम्मेदार और उच्च अधिकारियों के आत्मसंतुष्ट होने की संभावना बढ़ जाती है, क्योंकि वे मानते हैं, हालांकि हमेशा सही नहीं है, आंतरिक जांच की एक अच्छी प्रणाली के तहत कुछ भी गलत नहीं हो सकता है.
व्यवसाय के संचालन में अव्यवस्था: आंतरिक जांच की उचित संगठित व्यवस्था के अभाव में व्यवसाय के कामकाज में अव्यवस्था और अव्यवस्था होगी.
एक लेखा परीक्षक के लिए जोखिम भरा: यदि लेखा परीक्षक स्वयं परीक्षण और प्रक्रिया लागू नहीं करता है और यदि वह सिस्टम के आउटपुट पर निर्भर करता है तो उसका काम अनियमितताओं से मुक्त नहीं हो सकता है यदि सिस्टम स्वयं दोषपूर्ण साबित होता है.
एक आंतरिक जांच कार्य कार्यों का विभाजन है ताकि एक व्यक्ति लेनदेन में हर कदम के लिए जिम्मेदार न हो. कार्यों का विभाजन दूसरे व्यक्ति द्वारा कार्य के सत्यापन की अनुमति देता है, जिससे धोखाधड़ी का जोखिम कम हो जाता है.
एक आंतरिक जांच भी लेन-देन संबंधी त्रुटियों की संख्या को कम करती है, क्योंकि दूसरा व्यक्ति अपने चल रहे काम के हिस्से के रूप में उन्हें खोज और ठीक कर सकता है. हालाँकि, बंटवारे के कार्य कम कुशल होते हैं, क्योंकि जब भी लेन-देन कार्यप्रवाह किसी भिन्न व्यक्ति में स्थानांतरित होता है, तो इसमें कतार समय शामिल होता है. नतीजतन, इसका उपयोग उच्च-मूल्य वाले लेनदेन तक सीमित हो सकता है जहां नुकसान का अधिक जोखिम होता है.
आंतरिक जांच आंतरिक नियंत्रण का एक हिस्सा है. यह कर्मचारियों के कर्तव्यों से संबंधित है ताकि एक व्यक्ति को लेनदेन के हर पहलू को रिकॉर्ड करने की अनुमति न हो. इसका उद्देश्य रोकथाम या खुलासा करना है. त्रुटियाँ और धोखाधड़ी / एक व्यक्ति काम के दोहराव के बिना दूसरे व्यक्ति के काम की स्वतः जाँच करता है. यह व्यावसायिक चिंता के कार्य को सुविधाजनक बनाने के लिए एक अंतर्निर्मित उपकरण है. आंतरिक जांच के लिए कोई अतिरिक्त शुल्क नहीं है.
एक कर्मचारी का काम दूसरे पर निर्भर हो जाता है. वरिष्ठ कर्मचारी के पास दूसरों के काम की जाँच करने की शक्तियाँ होती हैं. अपने कर्तव्यों को निभाने के लिए कर्मचारियों के बीच पूर्ण सामंजस्य की आवश्यकता है. शीर्ष स्तर के प्रबंधन को अन्यथा ईमानदार होना चाहिए.
आंतरिक जांच ठीक से काम नहीं कर सकती है, बड़े पैमाने पर व्यापार के लिए प्रभावी आंतरिक जांच वांछनीय है. छोटे व्यवसाय की चिंता में, कर्मचारियों की संख्या कम होने के कारण इसकी कोई लोकप्रियता नहीं है. कार्यकर्ताओं के बीच मनमुटाव हो सकता है. इस मामले में, इसकी कोई उपयोगिता नहीं है. वैसे भी यह बड़ी चिंताओं के लिए जरूरी है लेकिन यह छोटे व्यवसाय पर बोझ है.
आंतरिक जाँच और आंतरिक लेखा परीक्षा के बीच मूल अंतर यह है कि आंतरिक जाँच एक नियमित जाँच प्रक्रिया है, जिसमें किए गए कार्य के हर पहलू की क्रॉस-चेकिंग, उस समय की जाती है जब इसे किया जाता है, और इसे रिकॉर्ड किया जाता है. इसके विपरीत, आंतरिक लेखा परीक्षा में, कार्य के प्रत्येक घटक की जांच एक स्वतंत्र कर्मचारी द्वारा की जाती है, जिसे विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए भर्ती किया जाता है.
आंतरिक लेखापरीक्षा का उद्देश्य एक स्वतंत्र और वस्तुनिष्ठ आश्वासन प्रदान करना है कि कंपनी का जोखिम प्रबंधन, शासन, आंतरिक जांच और आंतरिक नियंत्रण प्रणाली संतोषजनक तरीके से कार्य कर रही है. इसके अलावा, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि संगठन में लागू किसी भी प्रणाली की प्रभावशीलता काफी हद तक इसे करने के लिए नियोजित कर्मचारियों पर निर्भर करती है. यह लिखित खाता आपको आंतरिक जांच और आंतरिक लेखा परीक्षा के बीच अंतर के बारे में सभी संदेहों को दूर करने में मदद करेगा.
आंतरिक जांच को कारखाने, कार्यालय, गोदाम, स्टोर आदि के संचालन की व्यवस्था की एक विधि के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जिसमें एक कर्मचारी का काम स्वचालित रूप से दूसरे कर्मचारी की जांच के दायरे में आता है, ताकि त्रुटियों और धोखाधड़ी के जोखिम को कम किया जा सके. इसलिए, धोखाधड़ी की प्रतिबद्धता के लिए एक कर्मचारी को दूसरे के साथ मिलीभगत करनी पड़ती है.
यह आंतरिक नियंत्रण प्रणाली के प्रमुख खंडों में से एक है, जिसे फर्म में लागू किया जाता है, जिसके तहत कोई भी व्यक्ति वित्तीय लेनदेन के हर पहलू को शुरू करने और दर्ज करने के लिए अधिकृत नहीं होता है. इसलिए कार्य को अलग-अलग भागों में विभाजित किया जाता है और प्रत्येक भाग को एक अलग कर्मचारी को सौंपा जाता है और इस तरह एक कर्मचारी का काम दूसरे कर्मचारी के अवलोकन के अधीन होता है.
आंतरिक जाँच - यह एक ऐसी प्रणाली है जिसमें संगठन के सभी लेन-देन और संबंधित लेखा कार्य को कर्मचारियों के बीच इस तरह से विभाजित किया जाता है कि एक कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य की दूसरे कर्मचारी द्वारा स्वतंत्र रूप से जांच की जाती है. इस प्रणाली के अनुसार, कर्मचारियों के बीच उनकी क्षमता के अनुसार काम का बंटवारा किया जाता है और इस तरह से कि कोई भी एक कर्मचारी शुरू से अंत तक कोई भी कार्य या लेन-देन नहीं करता है.
इस प्रकार, किसी भी लेन-देन के संबंध में पूरा लेखा कार्य शुरू से अंत तक किसी एक व्यक्ति को आवंटित नहीं किया जाता है. उदाहरण के लिए, एक शैक्षणिक संस्थान में छात्रों से इस तरह से फीस वसूलने का काम किया जाता है कि एक क्लर्क केवल कॉमर्स के छात्रों से फीस लेता है, दूसरा क्लर्क केवल आर्ट्स के छात्रों से फीस वसूलता है. इन क्लर्कों द्वारा एकत्र की गई फीस को एक अलग क्लर्क द्वारा खातों की किताबों में दर्ज किया जाता है और एक अलग क्लर्क बैंक में पैसा जमा करने जाता है.
यदि कोई कर्मचारी अपने काम में कोई त्रुटि या धोखाधड़ी करता है तो उसके काम की जांच करने वाले कर्मचारी को तुरंत इसका पता चल जाता है. इस प्रकार आंतरिक जांच की प्रणाली में प्रत्येक लेन-देन की भी साथ-साथ जांच की जाती है, और परिणामस्वरूप जब तक दो या तीन कर्मचारी मिलीभगत से काम नहीं कर रहे हैं, धोखाधड़ी करना बहुत मुश्किल हो जाता है.
आंतरिक जांच की विशेषताएं या तत्व -
यह तकनीक आंतरिक नियंत्रण की पूरी प्रणाली का एक एकीकृत हिस्सा है.
यह तकनीक लेखा रखने वाले लोगों के बीच कार्य विभाजन से संबंधित है.
इस तकनीक में, कोई भी एक कर्मचारी शुरू से अंत तक किसी भी लेनदेन को रिकॉर्ड नहीं करता है.
इस तकनीक में प्रत्येक कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य की दूसरे कर्मचारी द्वारा स्वतंत्र रूप से जांच की जाती है.
इस तकनीक में एक कर्मचारी द्वारा किया गया कार्य दूसरे कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य का पूरक होता है.
इस तकनीक का उद्देश्य धोखाधड़ी और त्रुटियों का पता लगाने के लिए एक स्वचालित प्रणाली विकसित करना है.
इस तकनीक में बहीखाता पद्धति और लेखाकरण का कार्य अधिकतम संभव सीमा तक यंत्रीकृत किया जाता है.
आंतरिक जांच का उद्देश्य ?
(१) धोखाधड़ी और त्रुटियों को रोकने के लिए: आंतरिक जांच का मुख्य उद्देश्य एक ऐसी प्रणाली स्थापित करना है जो धोखाधड़ी को असंभव या बहुत मुश्किल बना दे और इसलिए कर्मचारियों को धोखाधड़ी करने के लिए मना किया जाता है. उसी प्रकार त्रुटियों की रोकथाम भी इसका एक उद्देश्य है क्योंकि इस तकनीक में एक कर्मचारी द्वारा दूसरे कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य की अनिवार्य जांच का प्रावधान है.
(२) जिम्मेदारी का निर्धारण: कर्मचारियों की जिम्मेदारियों का निर्धारण भी आंतरिक जाँच के उद्देश्यों में से एक है. इस प्रणाली में कार्य को इस प्रकार विभाजित किया जाता है कि धोखाधड़ी और त्रुटियों के मामले में संबंधित अधिकारियों को जिम्मेदार ठहराया जा सके.
(३) लेखांकन में चूक को रोकने के लिए: इस प्रणाली का उद्देश्य लेखांकन में अनुशासन लाना है ताकि कोई भी लेनदेन खातों की पुस्तकों में दर्ज होने से छूट न जाए.
(४) कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाने के लिए: आंतरिक जाँच प्रणाली का उद्देश्य कार्य को विभिन्न भागों में विभाजित करना और उन कर्मचारियों को सौंपना है जो ऐसा कार्य करने में कुशल हैं. इस प्रकार, कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाने के लिए भी इस प्रणाली को अपनाया जाता है.
(५) अंतिम खातों की त्वरित तैयारी: इस तकनीक का उद्देश्य लेखा विभाग की एक संगठन संरचना को इस तरह तैयार करना है कि लेखांकन कार्य कुशल और त्रुटि मुक्त तरीके से और वित्तीय वर्ष के अंत में किया जा सके अंतिम खातों को यथाशीघ्र तैयार किया जा सकता है.