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Policies की हिंदी में परिभाषा और अर्थ, नीति आपके संगठन और कर्मचारियों के लिए एक विशिष्ट लक्ष्य (यानी अनुपालन) का पालन करने या प्राप्त करने के लिए नियमों या दिशानिर्देशों का एक समूह है. एक प्रभावी नीति को यह रेखांकित करना चाहिए कि निर्णय लेने के लिए कर्मचारियों को क्या करना चाहिए या नहीं, निर्देश, सीमाएं, सिद्धांत और मार्गदर्शन. नीतियां सवालों के जवाब देती हैं जैसे: क्या? क्यों?
नीतियां नियम, सिद्धांत, दिशानिर्देश या ढांचे हैं जिन्हें किसी संगठन द्वारा दीर्घकालिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपनाया या डिज़ाइन किया गया है. ये आमतौर पर एक लिखित प्रारूप में निर्धारित किए जाते हैं जो आसानी से सुलभ हो. नीतियां संगठन के भीतर किए जाने वाले सभी प्रमुख निर्णयों को निर्देशित करने और प्रभाव डालने के लिए तैयार की जाती हैं और सभी गतिविधियों को स्थापित सीमाओं के भीतर रखती हैं.
एक नीति सिद्धांतों और संबंधित दिशानिर्देशों का एक समूह है जो एक कंपनी अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों को परिभाषित करने, दीर्घकालिक लक्ष्यों की खोज में अपने कार्यों के दायरे को निर्देशित और सीमित करने और अपने हितों की रक्षा के लिए स्थापित करती है. एक प्रक्रिया एक कार्य को पूरा करने का एक निश्चित तरीका है जिसमें चरणों का एक क्रम होता है जिसे कार्य को ठीक से पूरा करने के लिए पालन किया जाना चाहिए.
नीति निर्णयों को निर्देशित करने और तर्कसंगत परिणामों को प्राप्त करने के लिए दिशा-निर्देशों की एक जानबूझकर प्रणाली है. एक नीति इरादे का एक बयान है और इसे एक प्रक्रिया या प्रोटोकॉल के रूप में लागू किया जाता है. नीतियां आमतौर पर एक संगठन के भीतर एक शासन निकाय द्वारा अपनाई जाती हैं. नीतियां व्यक्तिपरक और वस्तुनिष्ठ निर्णय लेने दोनों में सहायता कर सकती हैं.
व्यक्तिपरक निर्णय लेने में उपयोग की जाने वाली नीतियां आमतौर पर वरिष्ठ प्रबंधन को निर्णय लेने में सहायता करती हैं जो कई कारकों के सापेक्ष गुणों पर आधारित होना चाहिए, और परिणामस्वरूप, निष्पक्ष रूप से परीक्षण करना अक्सर कठिन होता है, उदा. कार्य-जीवन संतुलन नीति. इसके विपरीत, उद्देश्यपूर्ण निर्णय लेने में सहायता करने वाली नीतियां आमतौर पर प्रकृति में परिचालित होती हैं और निष्पक्ष रूप से परीक्षण की जा सकती हैं, उदा. पासवर्ड नीति.
यह शब्द सरकार, सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों और समूहों के साथ-साथ व्यक्तियों पर लागू हो सकता है, राष्ट्रपति के कार्यकारी आदेश, कॉर्पोरेट गोपनीयता नीतियां, और संसदीय नियम व्यवस्था नीति के सभी उदाहरण हैं. नीति नियम या कानून से भिन्न होती है. जबकि कानून व्यवहार को बाध्य या प्रतिबंधित कर सकता है (उदाहरण के लिए आय पर करों के भुगतान की आवश्यकता वाला कानून), नीति केवल उन लोगों के लिए कार्रवाई का मार्गदर्शन करती है जो वांछित परिणाम प्राप्त करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं.
नीति या नीति अध्ययन महत्वपूर्ण संगठनात्मक निर्णय लेने की प्रक्रिया को भी संदर्भित कर सकता है, जिसमें विभिन्न विकल्पों जैसे कार्यक्रमों या व्यय प्राथमिकताओं की पहचान करना और उनके प्रभाव के आधार पर उनमें से चुनना शामिल है. नीतियों को स्पष्ट लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए व्यवस्थित राजनीतिक, प्रबंधकीय, वित्तीय और प्रशासनिक तंत्र के रूप में समझा जा सकता है.
सार्वजनिक कॉर्पोरेट वित्त में, एक महत्वपूर्ण लेखा नीति एक फर्म/कंपनी या एक उद्योग के लिए एक नीति है जिसे विशेष रूप से उच्च व्यक्तिपरक तत्व माना जाता है, और जिसका वित्तीय विवरणों पर एक महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है.
सूचना सुरक्षा उद्योग में, नीतियां और प्रक्रियाएं उस दस्तावेज़ीकरण को संदर्भित करती हैं जो यह बताता है कि आपका व्यवसाय कैसे चलाया जाता है. नीति आपके संगठन और कर्मचारियों के अनुपालन या अनुपालन प्राप्त करने के लिए नियमों या दिशानिर्देशों का एक समूह है. नीतियां इस सवाल का जवाब देती हैं कि कर्मचारी क्या करते हैं और क्यों करते हैं.
एक प्रक्रिया निर्देश है कि नीति का पालन कैसे किया जाता है. नीतियों को कैसे प्राप्त किया जाना है, इसके लिए प्रक्रियाएं चरण-दर-चरण निर्देश हैं. एक नीति एक नियम को परिभाषित करती है, और प्रक्रिया परिभाषित करती है कि इसे करने की अपेक्षा किससे की जाती है और उनसे इसे कैसे करने की अपेक्षा की जाती है.
नीति बनाम प्रक्रिया. फर्क समझना जरूरी है. नीतियां सामान्य दिशानिर्देशों का एक समूह हैं. वे कुछ मुद्दों से निपटने के लिए आपके संगठन की योजना की रूपरेखा तैयार करते हैं. नीतियों का उद्देश्य किसी संगठन के मूल्यों, दर्शन और संस्कृति को संप्रेषित करना है. उनमें निम्नलिखित शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं:-
कर्मचारी संगठन से क्या उम्मीद कर सकते हैं (कर्मचारी लाभ, छुट्टी नीति)
कंपनी कर्मचारियों से क्या अपेक्षा करती है (आचार संहिता, गोपनीयता समझौते)
ग्राहक और समुदाय संगठन से क्या उम्मीद कर सकते हैं (ग्राहक सेवा नीतियां)
प्रभावी नीतियां स्वस्थ कार्य संस्कृति की नींव भी रखती हैं. हो सकता है कि आपने पहली बार देखा हो कि कैसे नीतियां संस्कृति को प्रभावित करती हैं, कर्मचारियों से अपेक्षाओं को संप्रेषित करती हैं, और दिन-प्रतिदिन के कार्यों का मार्गदर्शन करती हैं. और हो सकता है कि आपने उपेक्षित नीतियों का प्रतिकूल प्रभाव देखा हो. अच्छी नीति केवल नियमों की एक सूची से अधिक है. इसे कर्मचारियों को उनकी नौकरी के पीछे का उद्देश्य दिखाना चाहिए और सफलता को मापने के तरीके प्रदान करना चाहिए. क्या एक अच्छी नीति बनाता है?
स्पष्ट, संक्षिप्त और सरल भाषा
नियम की व्याख्या करता है, नियम को लागू करने का तरीका नहीं बताता
कर्मचारियों द्वारा हर समय आसानी से पहुँचा जा सकता है
एक सुसंगत, तार्किक ढांचे का प्रतिनिधित्व करता है
नीतियों और प्रक्रियाओं की आवश्यकता को समझाने का एक और तरीका है, बातचीत का पता लगाना: नीतियों और प्रक्रियाओं के बिना एक संगठन. जिस तरह नीति और प्रक्रिया से संचालन में व्यवस्था आती है, उसी तरह उनकी अनुपस्थिति अराजकता को आमंत्रित करती है. कर्मचारियों और संचालन इकाइयों को संगठन को चलाने के लिए अपने स्वयं के तरीकों को विकसित करने के लिए छोड़ दिया जाता है, और परिणाम एक गड़बड़ है. संगठन उस कार्रवाई को निर्देशित करने के बजाय, यह समझने में अधिक समय व्यतीत करेगा कि क्या हो रहा है. परिणाम कम दक्षता और कम वृद्धि है - और परिणामस्वरूप, वे "अवांछित परिणाम" हर जगह होने लगेंगे.
उदाहरण के लिए, एक ऐसे व्यवसाय की कल्पना करें जिसकी व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत करने की कोई नीति या प्रक्रिया नहीं है. कर्मचारी और प्रबंधक यह पता लगाने में अधिक समय व्यतीत करेंगे कि उन्हें क्या करना चाहिए. लेखा कर्मचारी या तो बिना सोचे समझे प्रतिपूर्ति चेक भेज देंगे, या प्राप्तियों के लिए कर्मचारियों का पीछा करेंगे; पूर्व धोखाधड़ी या भ्रष्टाचार का जोखिम है, बाद वाला कर्मचारियों को परेशान करने का एक निश्चित तरीका है.
इस बीच, प्रबंधन को इस बात का कोई मतलब नहीं है कि कर्मचारी खर्चों के लिए बजट कैसे किया जाए, इसलिए सीएफओ और ऑडिट कमेटी तिमाही के अंत में यह सोचकर फंस गई है कि सारा पैसा कहां गया.
या किसी ऐसे संगठन की कल्पना करें जिसके पास कार्यस्थल उत्पीड़न के बारे में कोई नीति नहीं है और शिकायत की जांच करने के लिए कोई प्रक्रिया नहीं है. हमें उस परिदृश्य में मुकदमेबाजी के जोखिमों और अन्य संभावित व्यवधानों का वर्णन करने की भी आवश्यकता नहीं है; बस एक व्यापार समाचार पत्र उठाओ और सुर्खियों को छोड़ो. इनमें से कोई भी यह नहीं कह रहा है कि नीतियां और प्रक्रियाएं उन सभी जोखिम चुनौतियों को गायब कर देंगी-लेकिन वे उन जोखिम चुनौतियों को कम कर देंगी.
कंपनी को निम्नलिखित स्थितियों में नीतियां बनानी और लागू करनी चाहिए-
- सामान्य कंपनी व्यवहार करने के सबसे उपयुक्त तरीके पर नियम (ड्रेस कोड, ईमेल, इंटरनेट नीतियां, या स्मार्टफोन का उपयोग)
- सामान्य परिस्थितियों से निपटने के लिए मार्गदर्शन (आचरण के मानक, यात्रा व्यय, या कंपनी के माल की खरीद)
- कंपनी के लिए कानूनी मुद्दे (उत्पीड़न या भेदभावपूर्ण भर्ती और पदोन्नति के आरोपों से दूर)
- सरकारी कानूनों और एजेंसियों का अनुपालन (पारिवारिक और चिकित्सा अवकाश अधिनियम, विकलांगता अधिनियम, समान रोजगार अवसर आयोग, या न्यूनतम वेतन)
- लगातार कार्य मानकों, नियमों और विनियमों की स्थापना करें (प्रगतिशील अनुशासन, सुरक्षा नियम, विराम, या धूम्रपान नियम)
- कर्मचारियों के लिए उचित व्यवहार प्रदान करें (लाभ पात्रता, भुगतान किया गया समय, शिक्षण सहायता, शोक, या जूरी ड्यूटी)
- नीति विकसित करने के अन्य कारण भी हो सकते हैं, लेकिन एक कर्मचारी के खराब व्यवहार को ऐसी नीति लागू करने के लिए बाध्य न करें जो दूसरों को प्रभावित करे.
वे जोखिम चुनौतियां कम हो जाएंगी क्योंकि नीतियां और प्रक्रियाएं कर्मचारी व्यवहार में स्थिरता लाती हैं. उनके होने से एक व्यवसाय को लाभ होता है. कम से कम, कंपनी के पास रक्षात्मक मानक होंगे जो अनुपालन, मुकदमेबाजी, या प्रतिष्ठा जोखिम उत्पन्न होने पर उद्धृत कर सकते हैं. यह अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं को इंगित कर सकता है और घोषणा कर सकता है: "यह हमारे आचरण का पसंदीदा मानक था. हमने इसे लिखकर कर्मचारियों को दिखाया.
हम इस प्रतिकूल घटना से बचने की कोशिश कर रहे थे, जिससे हर कोई परेशान है.” उन पंक्तियों के साथ, यह भी याद रखें कि नीतियां और प्रक्रियाएं प्रभावी अनुपालन कार्यक्रमों के लिए मौलिक हैं. अमेरिकी सजा दिशानिर्देश कंपनियों को "समय-समय पर और व्यावहारिक तरीके से अपने मानकों और प्रक्रियाओं से संवाद करने के लिए कहते हैं." एक प्रभावी अनुपालन कार्यक्रम के लिए न्याय विभाग के दिशानिर्देश नीतियों और प्रक्रियाओं के लिए एक संपूर्ण खंड को समर्पित करते हैं.
यूरोपीय संघ के सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन, उद्योग नियामक जैसे एफआईएनआरए, न्यूयॉर्क वित्तीय सेवा विभाग जैसे राज्य नियामक-इन सभी को अपने डोमेन के भीतर मुद्दों के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है. इसलिए न केवल नीतियां और प्रक्रियाएं अच्छे व्यावसायिक व्यवहार को संहिताबद्ध करने के लिए उपयोगी हैं; वे प्रभावी नैतिकता और अनुपालन कार्यक्रमों के लिए एक मूलभूत आवश्यकता हैं. उनके बिना आपके पास एक प्रभावी कार्यक्रम नहीं हो सकता है.
कंपनी की नीति और प्रक्रियाएं मूल रूप से एक संगठन के भीतर आचरण के नियमों को स्थापित करने के लिए निर्धारित की जाती हैं, जो कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों की जिम्मेदारियों को रेखांकित करती हैं. कंपनी की नीति और प्रक्रियाओं का उद्देश्य श्रमिकों के अधिकारों के साथ-साथ नियोक्ताओं के व्यावसायिक हितों की रक्षा करना है. संगठन की जरूरतों के आधार पर, विभिन्न नीतियां और प्रक्रियाएं कर्मचारी आचरण, उपस्थिति, ड्रेस कोड, गोपनीयता और रोजगार के नियमों और शर्तों से संबंधित अन्य क्षेत्रों के संबंध में नियम स्थापित करती हैं.
नीतियों और प्रक्रियाओं का उद्देश्य कॉर्पोरेट संचालन में एकरूपता लाना है और इसलिए अवांछित घटना के जोखिम को कम करना है. यह औपचारिक परिभाषा है, कम से कम. सहकर्मियों और कर्मचारियों को जीतने के लिए ताकि वे नीति और प्रक्रिया का समर्थन करें, हमें अपनी भाषा और उदाहरणों में थोड़ा अधिक व्यावहारिक होने की आवश्यकता है. सबसे पहले, नीति और प्रक्रिया संचालन के लिए आदेश लाती है. वे कर्मचारियों को बताते हैं कि क्या करना है और कैसे करना है.
उस निरंतरता के साथ, व्यवसाय अधिक कुशलता से चल सकता है. अधिक दक्षता का अर्थ है अधिक विकास, अधिक राजस्व, कॉर्पोरेट जरूरतों पर खर्च करने के लिए अधिक पैसा जो बेहतर आईटी से लेकर विभाग के खुश घंटों के लिए बेहतर बीयर तक हो सकता है. तुम्हें नया तरीका मिल गया है. नीतियां और प्रक्रियाएं व्यवसाय को बाधाओं से बचने और लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए संगठन की मानवीय प्रतिभा को जुटाती हैं. हर नीति और प्रक्रिया आसान या मजेदार नहीं होगी, लेकिन लंबी अवधि में, नीतियों और प्रक्रियाओं के होने से संगठन को हर तरह से लाभ होता है.
याद रखने वाली एक महत्वपूर्ण बात यह है कि नीतियां और प्रक्रियाएं अनौपचारिक प्रथाएं नहीं हैं जिनका कर्मचारी केवल इसलिए पालन करते हैं क्योंकि अन्य कहते हैं, "इस तरह चीजें यहां की जाती हैं." नीतियां और प्रक्रियाएं लिखित रूप में मौजूद हैं. दरअसल, कई नियम निर्दिष्ट करते हैं कि नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखा जाना चाहिए. क्यों? क्योंकि लिखित नीतियां और प्रक्रियाएं एक स्थायित्व और औपचारिकता को व्यक्त करती हैं जो सुसंगत व्यवहार के लक्ष्य का समर्थन करती हैं. जब कर्मचारी भ्रमित होते हैं, तो वे लिखित दस्तावेजों को वापस देख सकते हैं. जब कर्मचारी दुर्व्यवहार करते हैं, तो प्रबंधन पहले से मौजूद, लिखित नीतियों की ओर इशारा कर सकता है और कह सकता है, "आपको बताया गया था कि क्या करना है, और आपने ऐसा नहीं किया."
लिखित नीतियों के बिना, कंपनी के पास केवल प्रथाओं और रीति-रिवाजों का संग्रह है. वे व्याख्या के अधिक विषय हैं, और उन्हें अधिक आसानी से गलत समझा जा सकता है. ("मुझे लगता है कि यह वही है जो हम करने वाले हैं, इस समस्या के सामने आए कुछ समय हो गया है ...") इसके अलावा, अगर नियामक या वादी वकील दस्तक देते हैं, तो कंपनी को अपना बचाव करने में अधिक कठिनाई होगी, क्योंकि आपके पास कम सबूत होंगे कि कंपनी एक निश्चित तरीके से खुद को संचालित करने की कोशिश करती है.
एक और बात यह है कि नीतियां और प्रक्रियाएं नहीं हैं: वे वैकल्पिक नहीं हैं. कर्मचारियों और तीसरे पक्षों को यह चुनने का अधिकार नहीं है कि वे किसी नीति या प्रक्रिया का पालन करेंगे या नहीं. अनुपालन की आवश्यकता है, जिसका अर्थ है कि नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन न करने के लिए अनुशासनात्मक कार्रवाई से जुड़ा होना चाहिए.
नीतियों और प्रक्रियाओं को लागू करते समय अनुपालन अधिकारियों के दो प्राथमिक विचार होते हैं. पहला, आपकी नीतियां और प्रक्रियाएं कहां से आती हैं? आप ऑनलाइन या सलाहकार फर्मों से मॉडल नीतियां पा सकते हैं, या नीतियों और प्रक्रियाओं को खरोंच से तैयार करने के लिए व्यवसाय में अन्य नेताओं के साथ काम कर सकते हैं.
किसी भी तरह से, आपको यह सुनिश्चित करने का प्रयास करना चाहिए कि वे नीतियां और प्रक्रियाएं आपके व्यवसाय के लिए उपयुक्त हैं. कुछ चीजें कर्मचारियों के लिए उतनी ही परेशान करने वाली हैं, जितनी नीतियों का कोई मतलब नहीं है, या ऐसी प्रक्रियाएं जो केवल उनके काम को और अधिक कठिन बनाती हैं. ऐसा नहीं है कि अनुपालन अधिकारी कर्मचारियों पर जीत हासिल करते हैं, इसलिए वे अनुपालन की एक मजबूत संस्कृति को अपनाते हैं.
दूसरा, आप कर्मचारियों के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को कैसे लागू करते हैं? एक बार कंपनियों ने नए कर्मचारियों के सामने एक कर्मचारी पुस्तिका को बंद कर दिया और उन्हें अंतिम पृष्ठ पर हस्ताक्षर कर दिया. तकनीकी रूप से वह दृष्टिकोण न्यूनतम अपेक्षाओं को पूरा कर सकता है, लेकिन नीति विफलता का नुकसान अभी भी गंभीर हो सकता है.
उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी जो नीति का उल्लंघन करता है और डेटा उल्लंघन का कारण बनता है, अभी भी आपको एक महंगी समस्या छोड़ देता है - हस्ताक्षरित पृष्ठ, या नहीं. इसलिए विचार करें कि कर्मचारियों को नई नीतियों के बारे में कैसे शिक्षित किया जाए. प्रशिक्षण एक आसान उदाहरण है; एक संवादात्मक नीति समाधान जो कर्मचारियों को अपनी गति से अध्ययन करने देता है वह दूसरा है. नीतियां और प्रक्रियाएं कॉर्पोरेट अनुपालन कार्यक्रम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, लेकिन वे केवल एक हिस्सा हैं. एक दूसरे का समर्थन करने के लिए आपको कार्यक्रम के हर हिस्से की आवश्यकता है.