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ECMA की फुल फॉर्म Electronic Document Management System होती है. EDMS को हिंदी में यूरोपीय कंप्यूटर निर्माता एसोसिएशन स्क्रिप्ट कहते है. एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (EDMS) एक संगठन में निर्मित कई स्वरूपों में दस्तावेजों के निर्माण, उपयोग और भंडारण के प्रबंधन के लिए उपकरणों की एक रूपरेखा है. यह पूरी तरह से दस्तावेज़ प्रबंधन एक केंद्रीकृत सॉफ्टवेयर प्रणाली को संदर्भित करता है जो दोनों डिजिटल को कैप्चर और प्रबंधित करता है. स्कैन किए गए कागज दस्तावेजों की फाइलें और चित्र.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) प्रणालियों के साथ कई समान सुविधाएँ साझा करती हैं. हालाँकि दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर सिस्टम सक्रिय दस्तावेज़ों और संरचित डेटा के उपयोग और अनुकूलन पर ध्यान केंद्रित करते हैं जैसे कि वर्ड दस्तावेज़, पीडीएफ फाइलें, एक्सेल स्प्रेडशीट, पावरपॉइंट, ईमेल और अन्य परिभाषित प्रारूप, जबकि ईसीएम सिस्टम असंरचित सामग्री और समृद्ध मीडिया प्रारूपों का प्रबंधन करते हैं.
हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन केवल स्कैनिंग और बचत से बहुत अधिक है. यह एक व्यापक प्रणाली है जो ज्ञान श्रमिकों को दैनिक कार्यों के भीतर बेहतर, एकीकृत उपयोग के लिए संगठन में दस्तावेज़ों को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित और वितरित करने में सक्षम बनाता है.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में निम्न उपकरण होते हैं -
डिजिटल फाइलें बनाना और कागज के दस्तावेजों को डिजिटल संपत्ति में परिवर्तित करना.
आसानी से सही ज्ञान कार्यकर्ताओं के साथ डिजिटल दस्तावेजों को साझा करना.
मानकीकृत फ़ाइल संरचनाओं और स्वरूपों में दस्तावेजों को व्यवस्थित करना.
अधिक कुशल उपयोग के लिए जानकारी संग्रहीत करना और उस तक पहुंचना.
मानकीकृत अनुपालन नियमों के अनुसार दस्तावेजों को सुरक्षित करना.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में ऐसे उपकरण होते हैं जो मूल कागज डिजिटलीकरण और भंडारण से लेकर व्यापक दस्तावेज़ स्वचालन और सिस्टम एकीकरण तक होते हैं -
Automated Information Capture
Hierarchical File Indexing & Classification
Document Metadata
Connected Archival Methods
Version Control
Federated Search & Retrieval
Automated Workflows
System-Wide Integration
Collaboration Tools
Security & Audit Trails
ईडीएमएस उच्च-मात्रा स्कैनिंग और ओसीआर के माध्यम से डिजिटल फ़ाइलों में पेपर दस्तावेजों को बदल देता है और नेटवर्क फ़ोल्डर्स और ड्राइव, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और अन्य एकीकृत प्रणालियों, मोबाइल उपकरणों और डिजिटल कैमरों से निर्माण के बिंदु पर डिजिटल फ़ाइलों को कैप्चर और संग्रहीत कर सकता है. डेटा कैप्चर टूल स्वचालित रूप से आयातित फाइलों के आसपास संदर्भ और संवर्द्धन को जोड़ते हैं, जैसे कि छवि सफाई, मेटाडेटा प्रविष्टि और फ़ाइल वर्गीकरण
डिजिटल दस्तावेजों को फ़ोल्डर संरचनाओं पर निर्मित एक केंद्रीय भंडार में व्यवस्थित किया जाता है जो विभाग, निर्माण तिथि या अन्य सूचना शासन मापदंडों द्वारा स्वचालित रूप से दस्तावेजों को व्यवस्थित रखता है.
EDMS मेटाडेटा के साथ दस्तावेज़ के उपयोग के आसपास महत्वपूर्ण संदर्भ प्रदान करता है जो निर्माण की तारीखों, समीक्षा और अनुमोदन की स्थिति, संशोधन की अंतिम तिथि और अन्य अनुकूलन योग्य डेटा फ़ील्ड से सब कुछ ट्रैक करता है.
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में रिकॉर्ड प्रतिधारण कार्यक्रम शामिल हो सकते हैं या जुड़ सकते हैं, जिससे सक्रिय दस्तावेज़ों को पूर्ण दस्तावेज़ जीवन चक्र प्रबंधन के लिए अनुपालन रिकॉर्ड में बदलना आसान हो जाता है.
ईडीएमएस स्वचालित रूप से दस्तावेजों और मेटाडेटा में संशोधनों को ट्रैक करता है, जो शासन मानकों के अनुपालन को बनाए रखने के लिए दस्तावेज़ के उपयोग का इतिहास बनाता है. चेक-इन और चेक-आउट सुविधाएँ सूचना अखंडता सुनिश्चित करती हैं और सहयोग को कारगर बनाती हैं.
EDMS अधिकृत कर्मचारियों को दस्तावेज़ फ़ोल्डर और रिपॉजिटरी से फ़ाइलों का पता लगाने में सक्षम बनाता है, आमतौर पर फ़ाइल नाम, मेटाडेटा, दस्तावेज़ सामग्री और अधिक सहित खोज क्षमताओं के साथ.
बैक-एंड ऑटोमेशन वर्कफ़्लोज़ से होता है जो स्वचालित रूप से फ़ोल्डर्स बनाते हैं और परिष्कृत सूचनाओं को नए दस्तावेज़ दर्ज करते हैं जो आंतरिक व्यापार प्रक्रियाओं के महत्वपूर्ण चरणों में अंत उपयोगकर्ताओं में लूप करते हैं.
दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर सीआरएम, ईआरपी और एचआर डेटाबेस जैसे रिकॉर्ड की प्रणालियों से जानकारी को स्वचालित रूप से एंटर करने, ट्रैक करने या उद्यम भर में बनाई गई जानकारी से लिंक करने के लिए खींचता है.
EDMS में सुव्यवस्थित सहयोग के लिए दस्तावेजों को संशोधित करने की क्षमता है. एनोटेशन, संवेदनशील जानकारी के लिए रेडिएशन विकल्प, हाइलाइट टूल, स्टैम्प, टेक्स्ट बॉक्स और अन्य मार्कअप टूल फाइलों में निहित सामग्री के आसपास खोज योग्य संदर्भ और निर्णय बिंदु प्रदान करते हैं.
कर्मचारी की भूमिका या विभाग द्वारा कॉन्फ़िगर की गई दस्तावेज़ पहुंच सही हाथों में जानकारी रखती है. ऑडिट ट्रेल्स स्वचालित रूप से ट्रैक करते हैं कि कैसे चल रहे नियामक अनुपालन के लिए जानकारी तक पहुँचा जा रहा है.
EDMS की फुल फॉर्म Engineering Data Management System होती है. इसको हिंदी में इंजीनियरिंग डाटा मैनेजमेंट सिस्टम कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Electronic Document Management Services होती है. इसको हिंदी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म A Electronic Data Management Source होती है. इसको हिंदी में एक इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रबंधन स्रोत कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Efficient Documents Management System होती है. इसको हिंदी में कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Electronic Document Management Systems होती है. इसको हिंदी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Enterprise Document Management System होती है. इसको हिंदी में एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Electronic Data Management System होती है. इसको हिंदी में इलेक्ट्रॉनिक डाटा प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Emissions And Dispersion Modeling System होती है. इसको हिंदी में उत्सर्जन और फैलाव मॉडलिंग प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Engineering Data Management Service होती है. इसको हिंदी में इंजीनियरिंग डाटा मैनेजमेंट सर्विस कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Electronic Document Management Software होती है. इसको हिंदी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Emissions Data Management System होती है. इसको हिंदी में डेटा प्रबंधन प्रणाली का उत्सर्जन कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Energy Data Management System होती है. इसको हिंदी में ऊर्जा डेटा प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Engineering Document Management System होती है. इसको हिंदी में इंजीनियरिंग दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Eelectronic Document Management System होती है. इसको हिंदी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कहते है.
EDMS की फुल फॉर्म Electronic Document Management Solutions होती है. इसको हिंदी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान कहते है.